7 voordelen van werken in een war room

© 2019 Annedien Hoen en Erwin Elling (Co-founders Rent a War Room®)

Een war room is een ruimte die optimaal (en dus flexibel) is ingericht voor strategische en creatieve processen. Dat levert overzicht, inzicht en inspiratie op. Het stelt mensen bovendien in staat om met meer toewijding en enthousiasme samen te werken. Hierdoor kan je als team wendbaarder en effectiever problemen tackelen, plannen maken of nieuwe producten en diensten ontwikkelen.

Adriplaatwarroomgroot.png

Het inzetten van war rooms is overgewaaid uit de Verenigde Staten. Zo zet Google Ventures war rooms in om met hun teams aan de slag te gaan. Zij halen hun inspiratie op hun beurt uit echte war rooms (ook wel situation room genoemd): ruimtes waar alle belangrijke kopstukken bij elkaar komen om inzicht te krijgen in wat er speelt, strategie te bepalen en besluiten te nemen. In zo’n ruimte kan je snel zien wat er speelt, bijvoorbeeld op landkaarten, whiteboards, papier aan de muur en beeldschermen. Ook bevinden zich in een goede war room de juiste materialen om te overleggen, dingen uit te denken, te ordenen, te schetsen en te plannen. Het brengt mensen bovendien automatisch in de juiste mindset: hier doen we belangrijke dingen!

Rent a War Room® ziet de meerwaarde voor organisaties van zo’n aanpak en heeft daarom een mobiele war room kit ontwikkeld die op locatie wordt opgebouwd, bij klanten on site of bij één van onze locatiepartners.

De grote vraag is natuurlijk: Wat levert het op als je werkt in een war room?

1) Het brengt een eenduidige focus

Werken in een war room helpt je los te komen van je dagelijkse werkzaamheden. Het haalt je uit je groef en je wordt niet afgeleid door al je andere werkzaamheden, die ook dringend om aandacht vragen. In een standaard ruimte vergaderen wordt al gauw een standaard exercitie: praten en ongeïnspireerde plannen maken waarbij bovendien de helft van de deelnemers na vijf minuten al is afgehaakt. De doelmatigheid van een war room zorgt voor meer engagement: iedereen doet mee en er wordt dus ook meer hoogwaardige input en output gecreëerd.

2) Je zorgt voor concrete zichtbaarheid van processen

Strategie, creativiteit en innovatie zijn, hoe relevant ze ook zijn, vaak onzichtbare en ongrijpbare begrippen. Vaak zijn het ook nog eens geïsoleerde processen die onderling te weinig communiceren. Door war rooms te houden zie je veel meer gebeuren. Dat begint al in de aanloop, het plannen en opbouwen van een war room en het houden van een war room. Je ziet wat er ontstaat door wat je aan de muren ziet hangen, op tafel ziet liggen of visueel maakt met tekeningen. Je krijgt hierdoor veel meer grip op wat er leeft en moet gebeuren. Inzichten en resultaten worden in kaart gebracht en aan de muur gehangen, zodat iedereen het over hetzelfde heeft en je een volgende keer snel verder kunt waar je was gebleven.

3) Je gebruikt betere tools voor een beter resultaat

C Tafel.jpg

In een Rent a War Room® ruimte gebruiken we zorgvuldig uitgedacht meubilair en materialen die processen optimaal ondersteunen. Denk hierbij aan zitkubussen van stevig foam die ook als divider te stapelen zijn, custom whiteboards die te beschrijven zijn en waar dingen opgeplakt kunnen worden, grote hoeveelheden brownpaper om op te schrijven, tekenen en post-its te clusteren, onze Rent a War Room® StrategyMap waarop je alles kunt weergeven wat je maar wilt: stakeholders, beren op de weg, doelen, ambities of belangen.


4) Een war room organiseren is een krachtig statement

Wie een war room inloopt ziet aan alles: We gaan met elkaar de war room in – we gaan aan de slag! We gaan onze uitdagingen met daadkracht, creativiteit en een solide proces aanpakken.

Dit maakt enthousiasme in mensen los en activeert ze om méér van zichzelf te geven dan bij een gewone vergadering of brainstorm. De psychologie van een war room is daarom een erg belangrijk onderdeel van deze aanpak.

5) Je creëert een gedeelde werkelijkheid

Omdat war rooms processen en gedachten uit de hoofden van mensen halen en zichtbaar maken ontstaat er een gemeenschappelijk referentiekader. Daardoor krijgt iedereen meer inzicht in wat er speelt, worden er misverstanden weggenomen en bovendien toont wetenschappelijk onderzoek aan dat het gezamenlijk fysiek kunnen manipuleren van ideeën tot betere resultaten leidt.

6) Je krijgt meer voor elkaar in minder tijd

Met een goede ruimte, goede facilitatie en de juiste mensen bij elkaar kom je beter en (uiteindelijk) sneller tot de kern van wat er speelt en wat er moet gebeuren. Door deze betrokkenheid en ‘dwingende’ werking van een war room wordt je team effectiever en bespaar je bakken met tijd en energie als je niet links en rechts, in gefragmenteerde meetings, met verschillende intenties en methodes, input bij elkaar moet sprokkelen.

7) Je gebruikt de kracht van een hartslag

Het regelmatig bijeenkomen in een voor het behalen van hoogwaardig resultaat bestemde ruimte is een krachtig instrument om de bal op een gestructureerde manier aan het rollen te houden. Hoe vaak plannen jullie een heisessie of creatieve pressure cooker, waarna de boel weer piepend en knarsend tot stilstand komt? Voordat je weer wat nieuws ingepland hebt ben je zo weken of maanden verder. Door een serie war rooms in te plannen hou je een hartslag gaande op een manier die consistent en motiverend is. Dit kan bijvoorbeeld met het Innovatieabonnement van Rent a War Room®.

Hou je het liever bij het oude of ga je vanaf nu werken met war rooms? Rent a War Room® denkt graag met je mee over jullie uitdaging en wat daarvoor de beste aanpak is.

Je kunt je ook aanmelden voor onze training “Werken met War Rooms” die we de komende periode regelmatig geven.

Over de oprichters van Rent a War Room®:

Erwin Elling en Annedien Hoen, co-founders van Rent a War Room®

Erwin Elling en Annedien Hoen, co-founders van Rent a War Room®

Annedien Hoen en Erwin Elling richtten Rent a War Room® op om organisaties in staat te stellen sneller, wendbaarder en met meer daadkracht te innoveren. De war room mindset en methode wérken!

Annedien Hoen (strategisch directeur):
“Organisaties hebben tooling nodig om grip te krijgen op snelle veranderingen. Ze moeten hun creativiteit en innovatie flink opstoken om concurrerend te kunnen blijven. War rooms zijn de manier bij uitstek om zulke processen in te faciliteren.”

Erwin Elling (technisch directeur):
“We bereiken meer door met meer focus en met betere materialen aan de slag te gaan. Je maakt op die manier veel beter gebruik van het probleemoplossend vermogen dat in mensen aanwezig is. Rent a War Room® combineert kennis die uit wetenschappelijk onderzoek naar voren komt over de invloed van ruimtes en inrichting op resultaten met onze jarenlange ervaring met innovatieprocessen en wat het beste werkt.”

Marijke Krabbenbos voegt zich als facilitator bij Rent a War Room®

Rent a War Room® werkt met een groeiend team van meesterfacilitators. Mensen met ervaring in het begeleiden van teams in uiteenlopende organisaties, met een uitgebreid repertoire van creatieve technieken en een honger naar nieuwe uitdagingen. We stellen meesterfacilitator Marijke Krabbenbos aan je voor.

marijke_krabbenbos_rent_a_war_room_social.jpg

Wie ben je?

Mijn naam is Marijke Krabbenbos. Ik heb een bedrijfskundige achtergrond en heb zelf mijn creatieve geest altijd gekoesterd. Ik blijf me altijd verwonderen over dingen en geloof erg in de kracht van creatief denken. Alles begint met een goed idee! Iedereen was als kind creatief, helaas hebben veel mensen het afgeleerd. Ik breng het graag weer terug, het verruimt je perspectief en biedt zoveel mogelijkheden!

Hoe lang ben je al werkzaam als facilitator?

Sinds 2006 werk ik als zelfstandig facilitator, in de jaren ervoor was ik al facilitator in loondienst, bij Rabobank, Postbank en ING.

Voor wat voor soort klanten heb jij dit werk gedaan?

Ik werk voor allerlei organisaties in allerlei werelden. Enkele klanten zijn: Rijkswaterstaat, diverse gemeentes, scholen en zorginstellingen, maar ook allerlei bedrijven, groot en klein.

Wat is je specialiteit?

Ik werk graag met een heldere structuur waarbinnen de groep helemaal los kan gaan. Alles kan, alles mag! Wel met een helder vraagstuk en een duidelijk doel voor ogen. Mijn sessies zijn altijd inspannend en ontspannend.

Wat is voor jou de magie van facilitatie?

Een goede facilitator bereidt het proces voor en begeleidt de groep met oog voor het doel en oog voor alle deelnemers. Een goede facilitator kan ook improviseren als de situatie daar om vraagt.

Wat is wat jou betreft de meerwaarde van met Rent a War Room® werken?

Werken met Rent a War Room® betekent direct in de goede mood zijn. De omgeving heeft nu eenmaal invloed op het proces en de deelnemers. Met een War Room maak je van een gewone ruimte in een handomdraai een inspirerende en gefocuste werkruimte.

Wat voor uitdagingen zou je nu graag willen?

Ik werk graag aan innovaties in de dienstensector en aan sessie op het gebied van wonen, gezondheidszorg en onderwijs. Er kunnen nog zoveel dingen beter!

Ken jij een uitdaging waar Marijke en Rent a War Room® doelgericht structuur, inspanning en ontspanning kunnen brengen? Neem contact met ons op!

Rody Vonk versterkt het team facilitators van Rent a War Room®

Rent a War Room® werkt met een groeiend team van meesterfacilitators. Mensen met uitgebreide ervaring in het losmaken van creativiteit in groepen, met een rugzak vol tools en technieken voor innovatie, en gedrevenheid om vernieuwing in organisaties van de grond te krijgen. We stellen meesterfacilitator Rody Vonk aan je voor.

rody_vonk_rent_a_war_room_social.jpg

Wie ben je?

Rody Vonk, Trainer, spreker en facilitator op het gebied van innovatie, creativiteit en design thinking. Ooit begonnen als creatief vormgever in de reclame-industrie ontwikkelde ik me tot strateeg en conceptontwikkelaar bij diverse bureaus. Creativiteit – de basis voor innovatie – is altijd een groot onderdeel geweest van mijn dagelijks werk.

Hoe lang ben je al werkzaam als facilitator?

Sinds 2013 help ik als facilitator professionals en teams in trainingen en workshops bij het ontwikkelen van de juiste mindset en vaardigheden om (effectief) aan de slag te gaan met innovatie. Hierbij maak ik gebruik van diverse tools en technieken uit design thinking en creatief denken. Deelnemers ontwikkelen de top-3 vaardigheden die door het World Economic Forum als de belangrijkste worden gezien voor de nabije toekomst om als werknemer succesvol te zijn: complex problem solving, critical thinking en creativiteit.

Waarom vind jij creativiteit en innovatie zo’n leuk vakgebied?

Innovatie en creativiteit worden steeds belangrijkere vaardigheden in de huidige, snel veranderende wereld.

Voor wat voor soort klanten heb jij dit werk gedaan?

Ik werkte eerder voor onder meer Rabobank, Elsevier, Grant Thornton, Abu Dhabi Commercial Bank, Ministry of Education Saudi Arabië, Gemeente Leiden en Cordaid.

Wat is je specialiteit?

Teams en bedrijven helpen aan de juiste mindset, tools en een helder proces om daadwerkelijk te starten met innovatie.

Wat is voor jou de magie van facilitatie?

Door interactie tussen deelnemers en tussen de deelnemers en mij als facilitator van elkaar leren en samen tot het gewenste resultaat komen.

Wat is wat jou betreft de meerwaarde van met Rent a War Room® werken?

Behalve het hebben van de juiste mindset en tools voor innovatie en creativiteit is het kunnen opereren in een omgeving die vernieuwing stimuleert minstens zo belangrijk. Een uitdagende fysieke ruimte die het proces ondersteunt is daarin een belangrijk element.

Wat voor uitdagingen zou je nu graag willen?

Incompany meerdaagse innovatieprocessen begeleiden in de vorm van een design- of innovatiesprint.

Wil jij gaan innoveren in jouw organisatie? Werken met de mindset, tools en processen die leiden tot resultaat? Bel of mail ons en we maken er werk van, bijvoorbeeld samen met Rody!

Sanne Roemen verbindt zich als facilitator aan Rent a War Room®

Rent a War Room® werkt met een groeiend team van meesterfacilitators. Mensen met jarenlange ervaring in het werken met groepen en teams, met een rugzak vol technieken om complexe veranderingen te begeleiden en een voorliefde voor een flinke uitdaging. We stellen meesterfacilitator Sanne Roemen aan je voor.

sanne_roemen_rent_a_war_room_social.jpg

Wie ben jij?

Ik ben Sanne Roemen, OOMPH. Facilitator van co-creatie rond complexe maatschappelijke transities. Metalfan, science fiction en horror veelvraat.

Waarom vind jij creativiteit en innovatie zulke interessante thema’s?

Mijn hart gaat sneller kloppen van de complexe vraagstukken waar de maatschappij op dit moment voor staat. Ik heb er een talent voor om de mensen die door die problemen geraakt worden te begeleiden in het ontwerpen en implementeren van oplossingen. Ik gebruik creativiteit om innovatie te faciliteren, maar het zijn de problemen die we proberen op te lossen die voor mij leidend zijn. Noem mij een turbo boost voor complexe materie. Vandaar de naam OOMPH.

Hoe lang ben je al werkzaam als facilitator?

Sinds de start van mijn bedrijf in 2005 faciliteer ik groepen om tot inhoudelijke resultaten te komen rond complexe maatschappelijke vraagstukken. Het is echter pas sinds een paar jaar dat ik het label ‘facilitator’ gebruik en dat de markt ook herkent wat je daarmee bedoelt. Ik kan het moment niet goed pinpointen.

Als ‘adviseur’ heb ik altijd hoog in het vaandel gehad dat je problemen moet oplossen samen met de mensen die het meest met die problemen te maken hebben. Co-creatie dus. En dat faciliteerde ik dan.

Voor wat voor soort klanten heb jij dit werk gedaan?

Ik heb gewerkt voor ministeries (Ministerie van LNV,  Infrastructuur en Waterstaat, Ministerie van Justitie en Veiligheid, voormalig ministerie van EL&I), VNG, Gemeentes (Haarlem, Rotterdam, Raalte, Apeldoorn), het Rijksvastgoedbedrijf, Rijkswaterstaat (als LEF facilitator), SER, UWV, UvA, Haagse Hogeschool, Schooladviesdienst Wassenaar, ZonMW, NCDO, FCB, Oranjefonds, Verdiwel, Stichting Up to Us, Women Inc, ELEOS (ggz), Sectorinstituut openbare bibliotheken, Bouwcampus, Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting / Platform 31, Rabobank Nederland, diverse lokale Rabobanken, Rabobank foundation, ...

Wat is je specialiteit?

Specialiteit. Wat een rotwoord. Ik kan heel veel behoorlijk goed. En ik kan meer dan dat niet. En dan zijn er nog dingen die ik kan maar niet leuk vind.

Maar vooruit: ik ben op mijn best in complexe maatschappelijke vraagstukken. Rond duurzaamheid, de gebouwde omgeving (de nieuwe omgevingswet bijvoorbeeld), de grote transities. Multi-stakeholder samenwerking is mijn wereld. Ik ben analystisch sterk en begrijp complexe onderwerpen snel voldoende goed om de juiste vragen te kunnen stellen en een goed proces daarin te begeleiden. Ik kan goed uit de voeten met een technische mensen, ‘nerds’ (in mijn ogen een geuzennaam).

Ik zie conflict als een kans om een extreem breed spectrum aan zienswijzen zichtbaar te maken en een plek te geven in het resultaat. Ik ben van beroep ook SPH-er en heb veel oog voor ‘de onderstroom’ in groepsprocessen. Ben gevoelig voor sfeer en wat niet uitgesproken wordt maar wel aanwezig is en ik kan dat zo aanboren dat het een plek kan krijgen in het proces. Ik hou van rust en ruimte.

Wat is voor jou de magie van facilitatie?

Dat begint er al mee als de probleemeigenaar zich wil laten faciliteren, zodat we een goede scheiding tussen inhoud en proces kunnen aanbrengen. We ontwerpen het proces natuurlijk in overleg, maar als zij vervolgens in alle rust kan focussen op de inhoud en de relatie met deelnemers, en ik op het proces, de groepsdynamiek, werkvormen en van A naar B komen, dan zit er magie in onze samenwerking.

Wat ik ook mooi vind: ik doe veel rond maatschappelijke opgaven. Daarover heb ik vaak wel een mening maar toch kan ik me goed onafhankelijk en neutraal opstellen. Mijn mening betekent namelijk nog niet dat ik in dat specifieke moment ook belanghebbende ben. Behalve mijn belang om een goed proces te begeleiden. Daarmee kan ik een veilige setting neerzetten waarin de meest diverse mensen zich uitspreken en een bijdrage leveren.

Wat is wat jou betreft de meerwaarde van met Rent a War Room® werken?

Bij LEF van Rijkswaterstaat heb ik ervaren wat een bijzondere ruimte kan doen voor creatieve processen. Mensen uit hun comfort zone en hun dagelijkse werkelijkheid halen en in een nieuwe omgeving die optimaal is ingericht om aan innovatie te werken. Ik sprak naar Erwin ooit de wens uit om iets dergelijks zelf te hebben, maar dan mobiel. Waarmee ik bedoel dat zo’n ruimte voor creativiteit die echt is afgescheiden van de normale wereld overal waar dat gewenst is, kan worden opgebouwd.

Wat voor uitdagingen zou je nu graag willen?

Elke nieuwe facilitatie, of dat nou een traject is of een eenmalige interventie, is een nieuwe uitdaging. Ik ga er telkens met een ‘beginner’s mind’ in en daar hoef ik niet eens mijn best voor te doen. Zelfs als het rond een thema is waar ik al veel mee gedaan heb, of met een groep waar ik al veel mee gewerkt hebt: er moet elke keer iets nieuws lukken.


Speelt er in jouw organisatie een complex vraagstuk? Staat jouw team voor iets nieuws dat moet lukken? Neem contact op en we gaan, bijvoorbeeld met Sanne, aan de slag!